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[分享] 《Jason外贸旅途,读书笔记,时间都去哪儿了》

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发表于 2018-5-20 00:40:30 | 显示全部楼层 |阅读模式

《Jason外贸旅途,读书笔记,时间都去哪儿了》
[url=]时间都去哪儿了王铮亮 - 爱的自选[/url]
时间管理,工作效率,如何让自己成为行动派

也许大多外贸人在接待客户,参加各种展会过后,有点忙得无所适从,像一只苍蝇一样瞎忙,枯燥而茫然。

心有余而力不足的时候,开始反省自己的工作方式是否有问题。

高效工作,要如何撕开一个口子(迷茫但不忘初心,找到突破口,因为诗和远方仍然在向你招手)

So 自律很重要,俗话说:你有多自律就有多自由,自我整理,学习,应用于工作,总结和分享,就是对自己最好的整理。
曾经小学语文老师教导过我们,为了条理清晰,避免思维混乱,同学们,你们要列大纲,抓重点,好吧,我是个好学生,且分为主要的四个部分:

一. 如何找到那个突破口
二. 外贸的四象限工作法
三. 借助小工具提高效率
四. 不要让手机绑架了你的时间
一.  如何找到那个突破口

毫无头绪的时候,强迫自己冷静下来,看看从哪一点切入,找一个突破口,然后以 点 带 线 ,以线带面的完成事情。

比如展会回来以后要做的事情很多,可是脑海里面全是乱糟糟的,如何开展工作呢? 这个时候,找一个点,思考过程应该是这样:

点:列举所有可能要做的事情

线:通过四象限工作法进行分类

面:To do list (www.todolist.cn), 或 滴答清单 (www.dida365.com) 中的"收集箱" 列出要完成的事项,规划好完成时间,每完成一项就打勾,直到所有的事情全部搞定。
1) 点:列举所有可能要做的事情

具体步骤是将凡是能想到接下来要做的事情都罗列出来:

用“名片全能王”Web版把展会联系人全部导出

用EXCEL整理一遍,编辑好各项名称,排版好

导入到CRM系统里面

名片的联系人即时通讯帐号全部筛查,查漏补缺,争取有客人所有联系方式

因为当天接待的展会客户,已经当天进行第一轮跟进了,组织会议商讨展会后的跟进方案,交流一下展会心得

邮箱的有效性验证:把EXCEL里面的联系人的邮箱全部进行验证一次,不要等到退信的时候再去查原因

根据名片上面的信息深入分析一遍,并记录下来

展会客人要求寄的样品

预约有意向看厂的客人

行程需要帮忙的客人,找个理由约出来见个面或电话,即时通讯工具聊一聊,加深感情

未成交的老客人以展会为契机再开发一遍

公司名,联系人名字,和网址,用谷歌,看看会出来什么结果,记录这些结果,推荐印象笔记,建一个文件夹,然后每个客户单独 一页,找到的各种结果以截图和文字的形式都记录下来

2)线:用时间管理四象限工作法进行分类

列举完要做的事情后,接下来我们要根据轻重缓急来进行分类,这里要引用的概念就是时间管理的四象限。
3)To do list (www.todolist.cn), 或 滴答清单 (www.dida365.com) 中的"收集箱" 列出要完成的事项,规划好完成时间,每完成一项就打勾,直到所有的事情全部搞定。

对要做的事情分类以后,接下来就是落地的执行力,每完成一项,我们要求自己在那一栏上面打个勾。

日事清 www.rishiqing.com
按部就班的执行下去,渐渐的,思路越来越清晰,从而获得了更多的工作动力和方法上的灵感。
二. 外贸的四象限工作法

当我们出现以下情况时,就意味着我们的时间出了问题,需要及时止损

把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分,由此有了 我们关于时间管理的“四象限法则”

这四个象限的划分有利于我们对时间管理有深刻的意识。

我们工作中的主要压力来自于第一象限,但其实第一象限中80%的事物是来自于第二象限(重要但不紧急)没有被及时处理好的事情。所以尽可能多地解决第二象限(重要但不紧急)的事情才能缓解压力和危机。

在外贸工作中,我们可能会有哪些工作可以用四象限来分类呢?
第一象限:重要且紧急
- 来自货代的一些事情如(补料,VGM)等文件的填写;提单的修改,确认
- 重大订单的谈判
- 重要的会议
- 重要客户的报价
- 应对客户投诉
- 工厂验货。。。。。。
第二象限:重要但不紧急
- 展会的准备
- 工作计划的制定
- 客户、供应商关系建立和维护
- 学习培训,外贸技能提升。。。。。。

第三象限:不重要而紧急
- 寄样品
- 文件盖章,复印
- 监柜,生产巡检,拍照
- 打电话催货。。。。。。


第四象限:不重要也不紧急
- 看国际时事新闻,查汇率
- 浏览TWITTER,FACEBOOK,LINKEDIN
- 同事们闲聊
- 冥想,听音乐放松。。。。。。

四象限的处理原则
四象限里面,80%的时间都应用在第一,二象限的事,控制第三象限的事,杜绝第四象限事。

管理时间的方法决定效率高低,在此过程中,其他可能需要的小建议:

1. 可以用电话的,不要短信,电话过后再信息陈述一遍。
2. 只做一次,尤其是收到的文件资料等,训练自己只看一遍。
3. 如果在徘徊在要与不要之间难以取舍的东西,都可以不要。
4. 处于对自己和别人都没有贡献的场合中,想方设法早点告退。
5. 不要只用一种方式去阅读,应该至少有速读,细读,精读和欣赏四种。
6. 摆脱品格较低的周边人。
7. 随身总携带一本你要看的书或者一遍文章。
8. 看电视的时候,安排一些简单的手工活,边看电视边做。
9. 必要的事情,不要找 “太忙了,没时间” 的借口。
10. 每次说话前,先想一想,如何只用2-3句话表达清楚意思。
11. 不懂的事情要请求对方解释,不要不懂装懂。
12. 永远不要在情绪不佳的时候说话,或者做决定,建议过后再决定。

三. 借助小工具提高效率
工欲善其事,必先利其器。
在琳琅满目的选择中快速找到适合自己的工具,然后坚持用下去。
市面上有关时间管理的工具,用于管理琐碎的事情的工具,主要有以下几个,找适合自己的即可:
1. 日事清 (www.rishiqing.com)
2. To do list (www.todolist.cn)
3. 滴答清单 (www.dida365.com)
4. 微约日历(www.wedate.me)
5. 奇妙清单(www.wunderlist.com)
笔记整理:收集平常琐碎的想法,日积月累,你会发现自己也爱上了思考,思维开始活跃起来,印象笔记,有道笔记,为知笔记

四. 不要让手机绑架了你的时间
1. 平常我们零碎的时间应该多用来看书,运动,不要让微信,微博和QQ聊天占据太多时间,阻碍了你成为一个行动派。

2. 关于读书:对书的选择很重视,谨慎的选择书,宁缺毋滥,一定要买自己感兴趣、愿意看、质量高的书籍,另外把一本书读薄,读透,也是一种能力,不要小看,一本书里面90% it’s crap, 你只需提炼10%的精华,然后认真把它整理成笔记,边做边思考这本书带给了你什么。

3. 关于微信和QQ的管理原则:

不闲聊,工作时间内绝不闲聊,做不到就不看,以防耽误自己专心工作。
所有的群聊全部设置为静音。

订阅号,公众号,绝不超过20个,如果有,精简你的选择,同类型留2-4个就行。

别人发的留言都会回复,如果刚好在看手机或者登录了网页版 ,可以秒回,或统一时间回复。

只要手头上的事情够多,一定要忍着不去看手机。

刷朋友圈一定要带着礼貌去进行,点赞或者评论,不管怎么样,既然在做这件事,就要走点心,不要做别人的万年潜水党和专业点赞党。

加朋友的时候一定要加备注,以免搜索联系人的时候出来的全是网名。

想清楚是否需要关注朋友的朋友圈或者允许让其看朋友圈,这个步骤不要省,长期以往,会为你节省很多时间,你在刷朋友圈的时候不会心烦于看无止尽的微商广告,也不会因为找不到联系人而刷完了联系人目录,浪费很多时间。

弹出来的新闻或者娱乐广告之类的窗口,一定要关掉,不被标题党吸引过去,毫不犹豫的秒关。

那么,问题来了,有些同学会问,该怎么利用零碎时间,这个问题见仁见智,每个人的生活方式和节奏都不尽相同,自律,执行力和规划能力,要在不断的实践中总结经验。

一天之中的零碎时间怎么利用?
早上:
5:00 起床,洗漱,喝杯温开水。
5:10-6:10 晨跑,一边听外贸英语,西班牙语或音乐,用喜马拉雅FM系列节目: Jason外贸旅途

洗澡,一边听音乐

上班,出门一定要快,不要拖拉

挤地铁,公交:音乐,时间管理或个人成长类的音频

中午:一个人吃饭的话,听音乐或专业技能相关节目,吃完饭,午休前看看外贸相关公众号:Jason外贸旅途

晚上:
1. 学习外贸英语,外贸技巧,西班牙语,各国文化,时间效能管理。
2. 做笔记总结,同步分享各个自媒体平台,外贸相关论坛:Jason外贸旅途
3.没事的时候喜欢看电影  www.loldytt.com(如:当幸福来敲门),美剧(如:广告狂人) ,整理房间,洗洗刷刷。
4. 打开音响,放上自己的音乐。
对于每个人,只有一样东西是公平的,那就是时间,也只有一样东西是有限的,那也是时间。
你有多自律,就有多自由!
我们都要知道:时间都去哪儿了
Happy weekend and have a good night!
See you next time!


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发表于 2018-5-20 17:41:48 | 显示全部楼层

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